Bir e-posta gönderdikten sonra yanlışlıkla yanlış kişiye göndermek veya hatalı bir içerik fark etmek oldukça yaygındır. Neyse ki Microsoft Outlook, bu tür durumlar için Mail Geri Çekme yani gönderilen maili geri alma özelliğini sunmaktadır. Bu özellik, belirli şartlar altında, göndermiş olduğunuz e-postayı geri almanıza olanak tanır. Ancak, bu işlemin başarılı olabilmesi için bazı kriterlerin sağlanması gerekmektedir.
Outlook Maili Geri Çekme İşlemi İçin Gereksinimler
Outlook üzerinden bir e-posta geri alabilmek / çekebilmek için belirli koşulların sağlanması gerekmektedir. Bu koşullar şunlardır:
- Microsoft Exchange Sunucusu Kullanılıyor Olmalı: Mail geri çekme işlemi yalnızca Microsoft Exchange sunucusu kullanan kişiler arasında çalışır. Yani, alıcı ve gönderici aynı organizasyonda (örneğin, aynı şirkette) Exchange sunucusu üzerinden e-posta kullanıyor olmalıdır. Şirket dışı maili geri çekme maalesef mümkün değildir.
- Alıcı Maili Açmamış Olmalı: Gönderdiğiniz e-posta geri çekilmeden önce alıcı tarafından açılmamış olmalıdır. Eğer e-posta açılmışsa geri çekme işlemi başarısız olacaktır.
- Aynı Mail Programı: Hem sizin hem de alıcının Outlook kullanması gerekir. Farklı e-posta istemcileri kullanan alıcılarda (örneğin, Gmail) geri çekme işlemi çalışmaz.
Adım Adım Outlook Mail Geri Alma
Eğer yukarıdaki koşullar sağlanıyorsa, aşağıdaki adımları takip ederek gönderdiğiniz bir e-postayı geri çekebilirsiniz.
1. Gönderilmiş Öğeler Klasörünü Açın
Öncelikle Outlook’ta geri çekmek istediğiniz e-postayı bulmanız gerekmektedir. Bunun için:
- Outlook ana ekranında Gönderilmiş Öğeler (Sent Items) klasörüne gidin.
- Geri çekmek istediğiniz e-postayı bulun ve açın.
2. Geri Çekme Seçeneğine Ulaşın
Gönderdiğiniz e-posta açıkken:
- Dosya (File) menüsüne gidin ve Mesajı Geri Çek (Recall This Message) seçeneğine tıklayın.
- Bu seçenek bazı Outlook sürümlerinde Mesajı Yeniden Gönder ve Geri Çek (Resend or Recall) altında bulunabilir.
3. Geri Çekme İşlemini Seçin
Karşınıza iki seçenek çıkacaktır:
- Okunmamış kopyaları sil: Gönderilen maili karşı taraftan silme yani, alıcının gelen kutusundaki maili tamamen siler.
- Okunmamış kopyaları sil ve yenisini gönder: Gönderilen maili siler ve hatalı mail yerine yenisini göndermenize olanak tanır.
Geri çekmek istediğiniz işlemi seçin ve Tamam butonuna tıklayın.
4. Sonuçları Takip Edin
Mailin geri çekilip çekilmediğiyle ilgili bildirimler alacaksınız. Eğer alıcı maili henüz açmadıysa geri çekme işlemi başarılı olacaktır ve size bir onay bildirimi gelecektir.
Geri Çekme İşlemi Başarısız Olursa Ne Yapabilirsiniz?
Eğer geri çekme işlemi başarısız olursa (örneğin alıcı maili çoktan okuduysa), durumu düzeltmek için bir alternatif strateji uygulayabilirsiniz:
- Açıklayıcı Bir E-posta Gönderin: Yanlış gönderilen e-posta ile ilgili kısa ve net bir açıklama yaparak durumu düzeltebilirsiniz. Hatalı bilgiyi düzelttiğiniz bir takip e-postası göndermek, yanlış anlaşılmaları önlemek için iyi bir yol olabilir.
- Düzeltme Maili Gönderin: Özellikle kurumsal iletişimlerde, yanlış gönderilen mailin yerini alacak yeni bir mail göndererek durumu kurtarabilirsiniz. Gönderdiğiniz ikinci mailde, önceki hatayı düzelttiğinizi açıkça belirtin.
Outlook’un mail geri çekme özelliği, yanlış gönderilen mailleri düzeltmek için oldukça kullanışlıdır. Ancak her durumda başarılı olmayabileceği için dikkatli olmanız önemlidir. Atılan maili geri alma Outlook işlemi sırasında yukarıdaki adımları takip ederek hem zamandan kazanabilir hem de olası hataları minimize edebilirsiniz. Eğer Outlook kurumsal mail kullanmıyorsanız ve şirket maili açma başlıklı makalemizi okuyabilirsiniz.
İçindekiler